文件控制管理程序
1 目的
为规范环境管理体系有关文件和资料的编制、发放、更改、处理和回收，确保对体系有效运行具有关键作用的各岗位都能得到有关文件的现行有效版本，特制定本程序。
2 范围
适用于公司环境管理体系文件和资料的管理。
3 定义
3.1 公司级作业文件：公司有关职能部门制定的在全公司通用的作业文件。
3.2 厂部级作业文件：公司各单位制定的，用于其内部管理或岗位作业的文件。
3.3 资料：国家和地方的法律法规、行业协会、学会交流材料等外来的与环境有关的有一定保存价值的文字材料。国家和地方法律法规的控制与管理由《法律、法规及其他要求管理程序》具体说明，本程序针对除此以外的资料进行控制和管理。
4 职责
4.1 手册由最高管理者批准；程序文件和A类作业文件由环境管理者代表批准实施；B类作业文件由各单位行政第一负责人批准实施。
4.2 环保科负责组织环境管理体系管理手册、程序文件的编写，负责管理手册、程序文件的发放、保管、回收等管理工作，并监督指导各单位体系文件的管理。
4.3 各职能部门具体负责相关程序文件和A类作业文件的编写、修订、评审；负责A类作业文件和相关公司通用资料的发放、保管、回收等管理工作。
4.4 各单位负责编写、评审、修改本单位B类作业文件，设专人（专职或兼职）管理环境管理文件和资料。
5 工作程序
5.1 文件的分类：
5.1.1 环境管理体系文件分为手册、程序文件和作业文件（包括A类作业文件、B类作业文件）三类。
5.1.2 体系中记录的控制与管理由《记录管理程序》做具体规定。
5.2 环境管理体系文件的编码：
5.2.1 环境管理手册的编码规定：编号为 ??/EMS -101。
5.2.2 程序文件的编码规定：编号从 ??/EMS/CX -201开始，依次类推。
5.2.3 公司级作业文件的编码规定：编号从 ??/ EMS/ZY-301开始，依次类推。
5.2.4 厂处级作业文件的编码规定：编号以 单位简写/ EMS /ZY-301开头，其后具体编号由各单位自行制定。
5.2.5 资料的编码规定：公司通用资料的编号自??/EMS -资-001开始，依次类推；各单位自存资料的编号自单位简写/EMS /资-001开始，依次类推。
5.2.6 文件版次从A开始，以后换版为B、C、D 修改号从0开始，0表示未做修改，以后修改依次为1、2、3 如：A/0表示第A版本，尚未做修改。
5.2.7 文件编码的含义：
?? / EMS /ZY（作业文件）-编号
CX（程序文件）-编号
环境管理体系英文缩写
??（）汉语拼音缩写
5.3 文件的生效：
5.3.1 未特别注明时，文件自批准之日起生效。
5.3.2 文件注明生效日期的，按其注明日期生效。
5.4 文件的发放、收回：
5.4.1 手册、程序文件新版的发放，失效文件的收回由环保科负责；作业文件的发放、收回由各单位负责，以确保相关单位使用的文件是现行有效版本。
5.4.2 文件发放前，发文单位应对文件进行编号，文号向环保科索取（厂处级作业文件和各单位自存资料除外），并填写《受控文件发文登记簿》。
5.4.3 文件和资料接收单位应设立文件和资料接收记录，接收到文件或资料时应及时填写相应的文件和资料接收记录。
5.4.4 手册和程序
文件控制管理程序.docx
