文件管理程序.docx

文件管理程序 1  目的 为了确保质量管理体系文件的有效性、充分性和适宜性，确保在使用的各个活动场所，都能得到文件的有效版本，防止失效文件的误用。 2  范围 适用于本厂与质量管理体系有关的所有文件及外来文件的管理。 3  职责 3.1 总经理负责质量手册、质量方针、目标等文件的审批。 3.2 管理者代表负责质量管理体系、程序文件的审批。 3.3 总经理室是文件控制的归口管理部门，并具体负责文件的收发、更改、管理及保管工作。 3.4 技术部负责技术、工艺文件的编制和审核工作。 3.5 技术部负责产品技术、检验等文件的编制、更改、管理和审核工作。 3.6各部门负责本部门文件的管理和控制。 4  工作程序 4.1 文件分类 4.1.1按体系层次分 a) 质量手册、包括质量方针和质量目标； b) 程序文件； c) 作业指导书、产品标准、检验标准、操作规程及各种规章制度和法规性文件等； d) 质量管理体系记录 。 4.1.2按来源分 a) 内部文件(本公司内部形成的文件)； b) 外来文件(法律法规、标准、上级及主管部门发放的文件)。 4.2  编制、审批与发放 4.2.1质量手册由总经理室组织编制，由管理者代表审核，总经理批准发布实施；程序文件由各相关部门编制，管理者代表批准实施，填写《文件（会签）审批表》。 4.2.2技术性文件由技术部组织编制，总经理批准发布实施。 4.2.3管理性文件由总经理室组织编制，管理者代表批准实施。 4.2.4记录表格由各部门编制，报管代审批，总经理室备案。 4.2.5外来文件由总经理室收集，经管代或总经理确认，总经理室统一发放。每年3月份收集外来文件的最新信息，以保持外来文件的有效性。 4.2.6所有文件应按规定的范围和数量发放，并履行登记手续，填写《文件发放、回收登记表》。 4.2.7本公司各职能部门,应设专、兼职资料员,按要求负责办理文件的接收、登记、标识、保存、归档、处理等工作，填写《部门受控文件清单》。 4.2.8文件的评审： 每年年底对文件的适宜性进行评审，以确保文件的充分性与适宜性。评审可采取会议评审或会签的形式。评审前应发出《文件评审通知书》，评审时要填写《文件评审表》或《文件会签表》。 4.3  文件的复制 4.3.1文件的复制必须提出申请，注明文件复制的理由，经授权人批准后按原文复制，填写《文件借阅、复制记录》。 4.3.2复制后的文件下发时必须履行签字手续，填写《文件发放、回收记录》。 4.4  文件的标识 质量手册、程序文件、管理文件、外来文件、记录均以编号方式标识。 a）质量手册编号： 质量手册编号从左往右:公司代号、质量手册代号、年号； b）程序文件编号： 程序文件编号从左往右:公司代号、程序文件代号、文件序号、年号（见下图）。 程序文件编号 E/XH —CX—00—2007 年号 顺序号 程序文件代号 本公司代号 c）三级文件编号： 三级文件编号从左往右:公司代号、企标代号、文件序号、年号（见下图）。公司三级文件汇编时，将部门代号改为C。 三级文件编号 E/XH-QB—00—2007 年号 顺序号 企标代号 公司代号 d)记录编号： 记录编号从左往右:公司代号、记录代号、标准号、顺序号（即Q/XH—JL—0.0.0-00）； e）文件分发号： 总经理-01